Hierbij een update met de belangrijkste informatie en besluiten van de AVG-werkgroep.

De afgelopen paar weken is de werkgroep bezig geweest om aan de hand van het door het Stichting AVG ter beschikking gestelde ‘stappenplan AVG’ een aantal zaken rondom de verscherpte privacy wetgeving in kaart te brengen. Wij hebben inmiddels goed zicht op de regels en de te nemen acties. Het stappenplan is een leidraad maar biedt geen absolute garantie dat je na het doorlopen in alle opzichten voldoet aan de AVG. Wel kunnen we hiermee aantonen dat we actief bezig zijn geweest met de AVG. Voldoen aan de wet is een doorlopend proces en wij zullen deze benadering ook hanteren aangaande de hoeveelheid acties die genomen zouden moeten worden op het gebied van:

1. Verwerkingsregister: wie verwerken persoonsgegevens en voor welke doeleinden wordt dit gebruikt
2. Informatiebeveiliging
3. Privacy verklaring en het vragen van toestemming
4. Geheimhoudingsverklaringen
5. Verwerkersovereenkomsten
6. Marketing en online publicaties

Acties & Besluiten

1. Het stappenplan is ingevuld en zal volgende week verstuurd worden voor het aanvragen van de AVG-verklaring. Dit is een zelf-verklaring, namelijk dat wij met de AVG bezig zijn en acties hebben ondernomen. Stichting AVG beoordeelt alleen of het stappenplan daadwerkelijk is ingevuld. Of de stappen op de juiste wijze zijn gevolgd, is en blijft de verantwoordelijkheid van de club.
2. Het bestuur is hoofdelijk aansprakelijk voor het niet voldoen aan de AVG. De aansprakelijkheidsverzekering dekt dit naar alle waarschijnlijkheid niet. Er wordt via de huidige verzekeraar (via KNLTB) opgevraagd of hierover is nagedacht en of de polis uitgebreid kan worden ter bescherming van de bestuursleden.
3. Opgesteld zijn: TCU privacy statement, geheimhoudingsverklaring, verwerkersovereenkomsten en een toestemmingsverklaring. De TCU privacy statement kan ook gezien worden als een beknopte samenvatting waaraan wij moeten voldoen; deze kan gebruikt worden voor het plaatsen op de website en ter verklaring aan leden, vrijwilligers, werknemers.
4. Alle werknemers en commissieleden die met persoonsgegevens werken moeten ten gevolge van de AVG een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
5. TCU moet de leden om toestemming vragen voor het gebruiken van persoonsgegevens voor specifieke doeleinden: nieuwsbrieven, social media, apps etc. Voor jeugdleden geldt dat toestemming van de ouders een vereiste is. Bij ICT zal worden nagevraagd of het formulier en de verwerking van de toestemming zoveel als mogelijk geautomatiseerd kan worden.

Eerste prioriteit is het versturen van het stappenplan. Daarna worden de overige acties gepland.